Onderhandelen kent grofweg 4 belangrijke fases. Iedere fase die doorlopen wordt heeft zijn eigen aandachtspunten en valkuilen. Hieronder een overzicht:

 

Onderhandelen, fase 1: De Voorbereiding

  • Doel: goed beslagen ten ijs komen
  • Wie bewust een onderhandelingsgesprek ingaat zal zich moeten voorbereiden. Als onderhandelaar sta je zwak als je niet precies weet wat je wilt. In het voorbereidende stadium moet je daarom twee dingen vastleggen:
  • het beoogde resultaat / het resultaat waar je ‘op mikt’.
  • het minimumresultaat / het resultaat dat je op z’n minst wil bereiken.
  • Door het beoogde resultaat zo scherp mogelijk te omschrijven krijg je houvast tijdens het gesprek. Wanneer je van slag raakt of de hoofdzaak uit het oog verliest, kun je terugvallen op de oorspronkelijke omschrijving.

 

Bij de voorbereiding van je onderhandelingsgesprek hoort ook:

  • de positie van de ander inschatten
  • de belangen die voor de ander op het spel staan
  • het doel dat de ander waarschijnlijk wil bereiken
  • nadenken over concessies
  • concessies die je zelf zou kunnen doen
  • concessies die je ervoor terug wilt zien
  • informatie verzamelen
  • informatie die je zelf wilt gebruiken
  • informatie die iets zegt over de positie van de ander
  • vragen die je tijdens het gesprek wilt stellen
  • argumenten op een rij zetten
  • argumenten die je zelf wilt gebruiken
  • argumenten die de ander zullen aanspreken
  • argumenten die de ander waarschijnlijk zal gebruiken
  • vragen die je de ander wilt stellen
  • een (eenvoudige) strategie bedenken
  • vooruitlopen op het verloop van het gesprek (anticiperen)
  • eventueel woordvoerders aanwijzen

Onderhandelen, fase 2: De discussie

In de tweede fase van onderhandelen worden de posities ingenomen. Je presenteert je wensen met de bijbehorende argumenten en luistert naar de uiteenzetting van de ander. Jullie reageren op elkaar door vragen te stellen en de gemeenschappelijke belangen of zaken waar je het over eens bent, te benoemen. Je let je goed op de non verbale signalen van de ander. Later kun je zeggen: “Ik heb daarnet begrepen dat we beiden hechten aan …”

 

Onderhandelen, fase 3: Voorstellen

In de derde fase van onderhandelen ga je op zoek naar mogelijkheden tot overeenstemming. Je zoekt toenadering. Soms kijk je eerst naar belangenovereenkomsten. Soms zoek je eerst naar criteria waaraan een oplossing moet voldoen. De voorstellen die in dit stadium worden gedaan hebben het karakter van proefballonnetjes. Iedereen houdt een slag om de arm. ‘Stel dat we zouden voorstellen om …’, ‘Als we zouden afspreken om …’, ‘Wat zouden jullie ervan denken als we …’ Zo kom je van elkaar te weten wat het zwaarste weegt en waarop mogelijk concessies gedaan kunnen worden. Je legt je in dit stadium nergens op vast.

 

Onderhandelen, fase 4: De onderhandeling

In de vierde fase van onderhandelen moet de deal tot stand komen. ‘Als … dan …’ Je komt met concrete voorstellen en tegenvoorstellen. Je kijkt samen naar de mogelijke scenario’s die tot overeenstemming kunnen leiden. Soms ben je het na het onderhandelen in een mum van tijd met elkaar eens. Soms komt het tot impasses en patstellingen. Zolang er geen overeenkomst is, moet je blijven (onderhandelen) zoeken naar nieuwe oplossingen. Jullie zijn immers van elkaar afhankelijk.

Soms moet je terug naar fase 3, die van de voorstellen, soms zelfs naar fase 2, de discussiefase. Wat wilden we ook weer en waarom?  Hoe grondiger de verkennende besprekingen zijn geweest, hoe sneller er afspraken gemaakt kunnen worden.

Onderhandelen afronden

Het is belangrijk om aan het einde van het gesprek de puntjes op de i te zetten.
Zorgvuldige onderhandelaars vragen elkaar naar de interpretatie van de gemaakte afspraken:

  • Hoe leg jij deze formulering uit?
  • Hoe zie je dat in de praktijk voor je?
  • Wat gaat er nu precies gebeuren?
  • Is dat wat we allebei willen?

De afspraken die je tijdens een onderhandelingsgesprek maakt, kun je niet zorgvuldig genoeg formuleren! Zet de afspraken bij voorkeur op papier. In ieder geval is het nodig om te checken of jullie het werkelijk met elkaar eens zijn geworden of dat het alleen maar zo lijkt.  Tijdens het afrondende werk blijkt soms dat de zaken opnieuw ter discussie komen te staan. In dat geval zit er maar één ding op: doorpraten (ook wel ‘uitonderhandelen’ genoemd). Anders zit je morgen met elkaar in de problemen.

En nog even aandacht voor: macht en onmacht.

Wie weinig of geen macht heeft kan respect afdwingen door:

  • kennis van zaken en inzicht in de problematiek;
  • duidelijke voorstellen;
  • een sterke argumentatie;
  • serieuze aandacht voor de positie en de argumenten van de ander.

Ook door je manier van doen kun je gezag krijgen. Een rustig en zelfbewust optreden maakt indruk. Wil je een averechts effect bereiken? Dan moet je tijdens het onderhandelen bluffen, een grote mond opzetten of een neerbuigende toon aanslaan. 

Bron: “Onderhandelen voor Dummies, Stephen Donaldson & Michael C. Donaldson