Tijdens de vakantie lopen mailboxen vol (volle in-box). Hoe ga je daar als professional mee om? Kijk je op tegen de eerste werkdag als met vette cijfers het aantal ongelezen berichten blijft oplopen? Houd je liever een vinger aan de pols tijdens je vrije dagen?

Vroeger, in de vorige eeuw, vulde je rond de jaarwisseling op het prikbord een papieren vakantieschema in, stemde wat af met collega’s en als je een de beurt was ging je weg. Je trok de deur achter je dicht en was drie weken niet bereikbaar. Misschien had je secretaresse iets van een alarm nummer, maar dat was het dan ook. Senioren herinneren zich de ANWB-berichten voor als er thuis iets gebeurd was. Na terugkomst lag je, toen nog fysieke,  postbak behoorlijk vol, maar dat was na een dag ook weer opgeruimd, de aanwezige collega’s bijgepraat en de tweede helft van het jaar kon beginnen.

Nu gaat het anders en lopen werktijd en vrije tijd veel meer in elkaar over. Het vooruitzicht van een lange lijst ongelezen mails zorgt ervoor dat veel mensen al in de vakantie beginnen met het afhandelen er van. Of in ieder geval juist die berichten er uit halen  waarvan het handig is ze snel te beantwoorden. De aantallen van die binnenkomende berichten is wel erg groot geworden. Organisatiedeskundige Harry Mintzberg opperde laatst om je mail een tijd uit te zetten. Zo komt er extra tijd. In de eerste week van januari hield hij zijn inbox bij. Er kwamen 294 berichten binnen waarvan hij er 46 beantwoordde. 107 konden ongelezen blijven ofwel direct de prullenbak in. De rest was fyi. In dezelfde week verstuurde hij 64 mails, waarvan er 33 een antwoord waren, 13 forwards terwijl hij zelf 18 berichten schreef.

In tijdsbesteding loopt het behoorlijk op: 10 minuten voor een antwoord, een kwartier voor een zelf geschreven mail is een halve dag. Een minuut voor elke mail om de prioriteit te bekijken: nog een halve dag. En dat in één week.

Professionals FNV is op zoek naar suggesties om slim met je mailbox om te gaan. Want wat te doen met de 636 mails die de laatste keer tijdens mijn drie weken afwezigheid binnen kwamen?

PS: Onderstaand zijn enkele handige tips binnen gekomen. De suggestie van Hein werken ook om door het jaar heen je mailbox opgeruimd te houden. De discipline van mailgebruikers laat te wensen over.

Bij de suggestie van Hein om CC direct naar een aparte cc box te verplaatsen kun je ook meteen door je mailserver een antwoord naar de afzender laten verzenden, dat zijn mailtje in de cc-box geparkeerd wordt. Datzelfde kun je natuurlijk ook met de FYI mailtjes doen.